Kontorlandskap

Per Anders Todal

peranders@dagogtid.no

Sjeldan har ein så kort tekst hatt så store konsekvensar for så mange: «For framtidige statlige kontorlokaler og for kontordelen i bygg til virksomheter med arealkrevende formål fastsettes en arealnorm på 23 kvm BTA per ansatt», stod det i eit lite rundskriv frå Kommunal- og moderniseringsdepartementet, datert 17. desember 2015.

Dei praktiske konsekvensane av denne setninga har skapt fortviling og sinne blant norske byråkratar og forskarar. Arealnorma kjem til å endre tilværet for mange tusen statstilsette i åra framover. Når bruttoarealet per tilsett i eit kontorbygg ikkje skal vere større enn 23 kvadratmeter, blir det lite rom for å lage kontor med vegger og dører. «Bruttoareal» inkluderer toalett, kantiner, møterom og andre fellesareal, og om alle skal få eigne kontor, krev det normalt kring 30 bruttokvadratmeter per tilsett.

I det nye regjeringskvartalet og i nybygg ved universitet og høgskular legg Statsbygg opp til opne og fleksible kontorløysingar, ut frå prinsippa clean desk og free seating: Folk skal ikkje ha faste arbeidsstasjonar, men slå seg ned der det er ein ledig pult. I regjeringskvartalet er det planlagt 25 prosent færre arbeidsstasjonar enn kontortilsette, sidan alle dei tilsette ikkje er på jobb samtidig.

Sterk motstand

Arealnorma og planane for dei nye statlege bygga har blitt møtte med massiv motstand frå fagforeiningane både i departementa og ved universitet og høgskular. 6. juni fekk kommunal- og moderniseringsminister Monica Mæland (H) overrekt nesten 2500 underskrifter frå tilsette i departementa. Underskrivarane kravde ei utvida arealnorm og faste arbeidsplassar i det komande regjeringskvartalet.

Også norske forskarar protesterer høglydt mot opne kontorløysingar. Tillitsvalde ved mellom anna NTNU, Universitetet i Tromsø, Høgskulen i Bergen og Veterinærhøgskulen har kritisert dei planlagde opne løysingane ved nybygg som er undervegs. Og dei har forsking å slå i bordet med.

– Forskinga på dette feltet er eintydig: For dei som treng å arbeide konsentrert og individuelt med oppgåvene sine, er opne kontorlandskap svært uheldig, seier Jan Vilhelm Bakke, arbeidsmedisinar og overlege i Arbeidstilsynet.

Kostbar sparing

Saman med Knut Inge Fostervold, førsteamanuensis ved Psykologisk institutt ved Universitetet i Oslo, gjekk Bakke i fjor gjennom 26 studiar av korleis opne kontorlandskap påverkar arbeidet. Funna var tydelege og nedslåande: Slike kontorløysingar gjev fleire avbrot og svekkjer konsentrasjonen, dei tilsette blir mindre produktive, opplever meir stress i arbeidet, og sjukefråværet aukar. Og dei pengane ein kan spare inn ved å knipe på kontora, går fort tapt dersom produktiviteten fell.

– I eit kontorbygg utgjer personalutgiftene gjerne 90 prosent av årskostnadene og bygget 10 prosent. Reduserer du arealet per tilsett med ein tredjedel, sparer du kring 3 prosent av årskostnadene. Somme studiar tyder på at produktivitetstapet til dei tilsette ved opne kontorløysingar kan vere på heile 30 prosent. Det kan ikkje liggje noka vurdering av kost og nytte bak den nye arealnorma, meiner Bakke.

Forskinga han har lese, viser at opne løysingar kan fungere godt for til dømes arkitektkontor, avisdeskar og andre stader der folk jobbar mykje i team.

– Men for dei som skal konsentrere seg om individuelle oppgåver i arbeidet, viser forskinga tydeleg at opne løysingar er uheldig.

Saknar forsking

Leiinga i Statsbygg har hevda at framtidas løysingar er langt betre enn dei store, opne kontorlandskapa. Eitt av stikkorda er «aktivitetsbaserte arbeidsplassar»: Dei nye kontorbygga skal ha mange ulike lokale tilpassa kvar sine arbeidsoppgåver, og dei tilsette kan nytte seg av ulike soner og rom i løpet av arbeidsdagen. Men Bakke trur ikkje dette løyser problema med dei opne landskapa, og han er skeptisk til free desk-prinsippet.

– Statsbygg hevdar at dei har nye, gode løysingar på problema, men dei har ikkje forsking å vise til. Mange menneske treng eit eige skrivebord for å kunne konsentrere seg og jobbe med stoffet.

Bakke viser til nederlandske studiar av kontorløysingar som liknar på dei «aktivitetsbaserte arbeidsplassane» planlegg.

– Slike arbeidsplassar fungerer ikkje etter føresetnadene. Studien frå Nederland viste at 70 prosent ikkje skifta plass i løpet av dagen, og 62 prosent valde å arbeide heime på travle dagar.

Lukke døra

For dei som treng å konsentrere seg individuelt, er cellekontor det mest fleksible, meiner Bakke.

– Der kan ein lukke døra og få eit stillerom, møterom eller «telefonrom», det gjev plass til litteratur, og ein slepp å dra heim for å få jobben gjort.

Han fryktar at dei planlagde kontorløysingane i statlege bygg kan gå på helsa laus for dei tilsette.

– Forskinga syner at opne løysingar aukar stressnivået til dei tilsette. Vi veit at det stresset folk opplever når dei ikkje meistrar jobben sin, får effekt på helsa.

– Men om dei opne løysingane gjer folk mindre produktive, kva er det da som driv fram desse løysingane?

– Eg har spekulert mykje på dette. Det er ein svært kostbar måte å spare byggjekostnader og energi på. Men det verkar òg som om moteretningar blant arkitektane er ei drivkraft. Vi har framleis ikkje fått noko godt svar på kva det arbeidsmiljøfaglege grunnlaget er for norma om 23 kvadratmeter, seier Jan Vilhelm Bakke.

Liten medverknad

– Kommunaldepartementet byrja denne prosessen i feil ende, meiner Bjørn Halvorsen, leiar i Norsk Tjenestemannslag Sentralforvaltningen. Forbundet hans har vore svært kritisk til arealnorma og planane for det nye regjeringskvartalet.

– Departementet såg ikkje på korleis folk faktisk jobbar, og kva dei treng for å løyse arbeidsoppgåvene sine. Og utvalet som arbeidde med dette, hadde ikkje medlemmer frå fagforeiningane eller vernetenestene. Dei tilsette fekk ikkje medverke til prosessen.

Også Halvorsen viser til forskinga som tyder på at opne og fleksible kontorløysingar gjev dårlegare arbeidsplassar.

– I 2013 og 2014 vart det sagt at aktivitetsbaserte arbeidsplassar var så nye at dei ikkje var forska på. Men no finst det forsking på slike løysingar, og også den viser at arbeidsmiljøet blir dårlegare og sjukefråværet går opp, seier Halvorsen.

– Eg skjøner at ein ønskte å halde høgda og kostnadene nede i det nye regjeringskvartalet. Men det ein sparer på arealet, taper ein på andre måtar. Noko av det verste med det nye kvartalet er planen om å ha 25 prosent underdekning av arbeidsstasjonar, med free seating og clean desk, seier Halvorsen.

– Folk er interesserte i å gjere ein best mogleg jobb, og desse kontorløysingane gjer det vanskelegare for dei.

– For rigid

Også Forskerforbundet har vore skarpe i kritikken av arealnorma og fleire av dei fleksible kontorløysingane ved universitet og høgskular.

– Arealnorma på 23 kvadratmeter er for rigid, seier forbundsleiar Petter Aaslestad.

– Vi har god dokumentasjon på at opne løysingar ikkje er bra for forskarar som treng å arbeide konsentrert. Dei fleste innser at forskarar treng ro som det er vanskeleg å få i opne landskap, og det er upraktisk å gå rundt for å leite etter ein ledig arbeidsplass. Det sterke engasjementet blant medlemmene våre i denne saka syner tydeleg at arealnorma ikkje er akseptabel.

Jobbe smartare

Målet med dei nye arbeidsplassane i statlege kontorbygg er at dei tilsette skal «bli meir produktive ved å jobbe smartare», sa statssekretær Paul Chaffey i Kommunal- og moderniseringsdepartementet i Brennpunkt-dokumentaren Kontoret, som vart send på NRK i april. Dag og Tid bad Chaffey om ein kommentar til forskinga som tyder på at opne løysingar gjer folk mindre produktive. Det fekk vi ikkje noko svar på. I e-postsvaret sitt la derimot statssekretæren vekt på at arealnorma ikkje er så rigid som kritikarane hevdar.

«Arealnorma er fleksibel og skal møte ulike funksjonar. Derfor står det ingen ting i rundskrivet eller instruksen om kva arbeidsformer som skal nyttast, eller korleis kontora skal utformast.»

Chaffey meiner at norma på 23 kvadratmeter bruttoareal per tilsett ikkje utelukkar cellekontor.

«Du legg inn ein føresetnad om opne kontorløysingar i ditt spørsmål. Kontorutforming tok vi ikkje stilling til når vi fastsette arealnorma, anna enn at det i konkrete prosjekt skal grunngjevast dersom det er behov for å gå utover norma», skriv statssekretæren.