Offentleglova

Vidar Ystad

vidar@dagogtid.no

Riksrevisjonen, som er kontrollorganet til Stortinget, granska i åra 2016–17 journalføringspraksis, arkivering og behandling av innsynskrav i departementa og ved Statsministerens kontor. Rapporten avslørte at kravet om kontinuerleg journalføring i hovudsak ikkje var oppfylte, at arkiveringa i fleire departement og statlege verksemder var mangelfull, at altfor mange dokument vart unnatekne innsyn på førehand, og at behandling av innsynskrav burde bli langt betre. Verstingen når det gjaldt sein publisering av postjournalen, var Justisdepartementet, som er ansvarleg for offentleglova og forvaltningslova.

Konsekvensen av sein journalføring er dårlegare kår for innsyn og offentleg debatt, har Norsk Presseforbund og Sivilombodsmannen fleire gongar slege fast.

Felles rettleiar

Eit sentralt punkt for Riksrevisjonen var at det burde utarbeidast ein felles rettleiar for arkivering, journalføring og klassifisering av dokument for regjeringskontora. Kontrollkomiteen på Stortinget slo også fast dette. Komiteen skreiv i innstillinga si at «offentlighet i forvaltningens arbeid er et viktig prinsipp i et åpent og demokratisk samfunn. Grunnloven § 100 fastsetter retten til innsyn i statens dokumenter og plikten statens myndigheter har til å legge til rette for en åpen og opplyst samtale».

Arkivverket fekk i oppdrag frå Kulturdepartementet å utarbeide slikt rettleiingsmateriale. Først 5. juni i år var arbeidet med rettleiaren kome så langt at Arkivverket kunne presentere førebels materiale på eit internseminar for sentraladministrasjonen. Den nye rettleiaren er enno ikkje på plass.

Kulturdepartementet, som var oppdragsgjevar for Arkivverket, og som har fagansvaret for arkivlov og arkivering, var ikkje representert på seminaret.

«Pinleg somling»

Riksrevisor Per-Kristian Foss reagerer sterkt når vi fortel om oppfylginga av revisjonsrapporten:

– Det er pinleg somling med å få laga ein rettleiar til ei lov som er utarbeidd av regjeringa sjølv. At det skal gå meir enn to år utan at den rettleiaren som statsråd Jan Tore Sanner lova i mai 2017, har kome på plass, er ufatteleg.

Her kan det vere på sin plass å minne om tidsbruken frå Stortinget vedtok ny arkivlov 4. desember 1992. Det gjekk over seks år før lova vart sett i kraft. Årsaka var intern strid mellom departementa om innhaldet i arkivinstruksen som skulle utarbeidast. Arkivverket fortvila og purra Kulturdepartementet fleire gongar.

Ny undersøking

Vi har bede departementa opplyse om tidsbruken frå datering av dokument til journalføring i intern journal og vidare til publisering i offentleg elektronisk postjournal. Undersøkinga viser store variasjonar mellom departementa når det gjeld måltal. Faktisk tidsbruk kan vere mykje lengre.

Bygd på opplysningar frå departementa kan vi slå fast fylgjande: Dei fleste departementa uttalar at dei har som ambisjon å journalføre innkomande post og dokument same dagen eller dagen etter at dei er mottekne. Journalføring av eigenproduserte dokument tek derimot mykje lengre tid.

Store skilnadar

Arbeids- og sosialdepartementet er ein klar versting når det gjeld journalføring av eigenproduserte dokument. Her går det ti–tolv dagar i gjennomsnitt frå datering til intern journalføring og så fire dagar til før publisering i offentleg elektronisk journal. Statsministerens kontor brukar ei veke på å journalføre eigenproduserte dokument og så fem dagar til på å publisere i offentleg journal. Forsvarsdepartementet og Finansdepartementet brukar frå seks til elleve–tolv dagar frå publisering i intern journal til dokumenta blir synlege i offentleg journal. Justisdepartementet lèt det gå ti dagar frå innføring i eigen journal til dokumenta blir lagde ut i offentleg journal.

Best i klassen, ifylgje opplysningar vi har motteke frå alle departementa, er Kunnskapsdepartementet. Her blir mottekne dokument journalførte same dag eller dagen etter, eigenproduserte dokument blir journalførte etter ein–to dagar og publisert i offentleg journal tre dagar seinare.

Dette inneber at alle departementa og Statsministerens kontor bryt instruksen frå Arkivverket om kontinuerleg dagleg journalføring. Departementa forklarer tidsbruken med behov for «kvalitetssikring».

Vi har bede Kultur­departe­mentet om ei forklaring på kvifor ein enno ikkje har fått på plass det regjeringa lova i mai 2017, men departementet har ikkje svara trass i fleire purringar.

Eit døme

Eit konkret døme på sommel og rot i journalføringa i departementet er korleis Kulturdepartementet somla med eigen postjournal i saka om den omstridde samarbeidsavtalen mellom Fredriksen-døtrene og Nasjonalmuseet.

Dag og Tid sit med dokumentasjon som viser at avtaledokumenta mellom Fredriksen-døtrene og Nasjonalmuseet vart oversende til departementet frå Nasjonalmuseet 3. juli i år. Men i postjournalen til departementet oppgjev departementet 30. august som dokumentdato og journaldato. Dokumenta vart først publiserte i den offentlege postjournalen om ettermiddagen fredag 6. september.

Dette er klart i strid med instruks for journalføring som Arkivverket gav for mange år sidan. Her heiter det mellom anna: «For at innsynsretten etter offentleglova skal kunne varetakast, må offentleg journal alltid vere à jour. Journalføring må derfor skje kontinuerleg – det vil seie dagleg.» Dette er også fleire gongar understreka av Sivilombodsmannen.

«Ferieavvikling»

Departementet forklarer det som har skjedd, med «ferieavvikling». Konsekvensen av journalføringspraksisen i Kulturdepartementet er at presse og publikum får dårlegare tilgang til informasjon om saker departementet arbeider med, enn det lover og regelverk krev.

I dette tilfellet er fire andre dokument om saka, alle daterte i dagane 6.–8. august 2019, journalførte før dokumenta som var oversende til departementet 3. juli. Det vil seie at det gjekk over to månadar frå departementet mottok dokumenta om kunstavtalen, til publikum og presse kunne få tilgang til dokumenta frå departementet.

PS: Etter at Dag og Tid tok opp saka, har Kulturdepartementet no, 18. september, sagt seg lei for den misvisande journalføringa og endra dokumentdatoen frå 30. august til 3. juli 2019.